Exchange: Public Folders

Uit Help
Ga naar: navigatie, zoeken

Inleiding

Public Folder kun je voorstellen als een mailbox die met iedereen gedeeld is. De basis mappen (op het hoogste niveau) zullen over het algemeen met iedereen gedeeld zijn. Desgewenst kunnen mappen die dieper in de structuur gemaakt worden toegankelijk gemaakt worden voor een meer select gezelschap. Zo kan een groep gebruikers (b.v. een sectie of kernteam) een eigen - prive - map hebben.

Public folders kunnen dezelfde soorten informatie bevatten als je eigen mailbox:

  • E-Mail items
  • Kalenders
  • Taken lijsten
  • Logboek items
  • Notities
  • Contactpersonen

Waar

Public Folders zijn alleen via Outlook (dus niet Outlook Web Access) te benaderen om rechten in te stellen, je kunt in Outlook natuurlijk ook de folders gebruiken, zonder dat je rechten instelt. Indien je ze echter alleen wilt gebruiken - geen rechten instellen en dergelijke - dan zijn ze ook heel goed te benaderen via de webmail

Onderstaand een plaatje van de huidige public folders:

Pf-01.jpg

Wat het bovenstaande plaatje laat zien zijn de basis mappen - top level folders - van de public folders. Deze hebben we als systeembeheer aangemaakt. In de folder van het Centraal Bureau is al een sub-folder gemaakt voor systeembeheer. In deze subfolder hebben we vervolgens weer folders aangemaakt voor het opslaan van een agenda en een takenlijst.

Wie mag wat

Public Folders klinkt erg openbaar, maar dat is niet helemaal waar.De bovenstaande mappen zijn allemaal zo ingesteld dat:

  • Anonieme personen geen toegang hebben: je moet dus inloggen met je Atlas account.
  • Aangemelde personen kunnen alle - bovenstaande - folders zien.
  • Eigenaar van de folders zijn de ICT-Coordinatoren van de lokatie.

De eigenaar van een folder - de ICT-Coordinatoren dus - bepaalt wat er in een map komt te staan, en wie welke rechten heeft. Zo kan een eigenaar een sub-folder maken voor b.v. de sectie wiskunde. Hij kan zelfs iemand van de sectie wiskunde - of zelfs iedereen - eigenaar maken van die sub-folder. Vervolgens is de sectie wiskunde zelf verantwoordelijk voor de inhoud van die sub-folder en wie wat mag doen.

Instellen van rechten

Het instellen van rechten gaat eigenlijk op exact dezelfde manier als het instellen van rechten op je eigen mailbox. In feite is een public folder niets anders dan een bijzondere mailbox.

Als eigenaar van een map kun je rechten instellen op een map. Dit doe je door de folder in kwestie met de rechter muisknop aan te klikken. In het menu wat dan verschijnt kies je vervolgens voor "Eigenschappen".

Pf-02.jpg

In het scherm wat dan verschijnt kies je voor het tabblad "Machtigingen".

Pf-03.jpg

Bovenstaand zie je de rechten die ingesteld staan op de folder "systeembeheer".

Gebruiker Rol Uitleg
Standaard Commentator iedereen heeft in iedergeval leesrechten heeft.
systeembeheer Eigenaar de gebruiker systeembeheer is eigenaar van de folder
Anoniem Geen als anonieme gebruiker mag je niets, je moet dus ingelogt zijn.

Door op toevoegen te klikken kun je aan deze lijst gebruikers toevoegen vanuit de "Algemene adreslijst". In deze lijst staat iedereen van het Atlas College die een e-mail account heeft. Ook de distributie lijsten kun je gebruiken, deze staan ook in die lijst.

Pf-04.jpg

De gebruiker die je toevoegt wordt automatisch commentator. Hij kan op dat moment alleen lezen. Maar je kan hem uiteraard een andere rol toe bedelen.

Pf-05.jpg

Meer informatie over het geven van rechten kun je vinden in de helpbestanden van Outlook zelf.